¿Sientes que el tiempo se te va de entre las manos como el agua?… ¿Te peleas diariamente para lograr hacer todo lo que te propones sin éxito?…Supongo que en algún momento has sentido o sientes algo similar.
La clave de la productividad hoy en día no es tratar de exprimir más cosas en el tiempo disponible. En cambio, debe centrarse en hacer las cosas correctas frente a las distracciones y poner foco en las tareas que nos llevan a resultados, las 24 horas, los 7 días de la semana.
Una de las claves básicas es poder comenzar cada día con claridad acerca de nuestras prioridades de mayor valor y luego terminar cada día con una sensación de logro.
Lograr más haciendo menos cosas que no importan suena genial, pero la pregunta es ¿cómo se hace eso en el mundo real? …Aplicando un sistema de 3 pasos.
1.Sistema de 3 Pasos
Paso 1 = Párate – en primer lugar, descubre por qué y para qué estás trabajando. Solo después de aclararlo podrás mejorar tu forma de trabajar. Si no hay un motivo claro, es posible que estemos haciendo cosas no necesarias o, cuando menos, no importantes.
Paso 2 = Corta – decir qué dejarás de hacer ya para tener más tiempo para aquello que necesitas hacer.
Paso 3 = Actúa -llena tu día con tareas de alto apalancamiento y busca formas de realizar estas tareas en menos tiempo y con menos estrés que antes.
Aparentemente no son pasos muy complicados ¿cierto?… Y si es asi…¿Por qué seguimos enfrascados con la baja productividad y con el estrés que nos genera?…. Vamos a centrarnos hoy en el primer paso.
2. Primer Paso: Pararse
Seguro que te llama la atención que el primer paso para mejorar tu productividad sea precisamente pararse…hacer un stop en el camino… pero lo cierto es que si no dejamos de realizar actividades de valor marginal, no vamos a tener tiempo suficiente para hacer lo que más importa.
Para lleva a cabo este paso necesitamos:
- Formular: aclarar exactamente lo que queremos lograr siendo más productivo.
- Evaluar: separar actividades de alto apalancamiento de nuestro trabajo versus trabajos que «nos ocupan» de bajo apalancamiento.(apalancamiento entendido como palanca para resultados).
- Rejuvenecer: aclarar cómo vamos a usar el descanso para aumentar los resultados al trabajar
2.1. Unos apuntes importantes sobre «Formular» –
Está genial que aspiremos a ser mas productivos pero necesitas ante todo descubrir para qué. Normalmente las personas suelen tener alguno de estos 3 objetivos: .
1. Eficiencia: sobre la base de que trabajar más rápido es por si mismo mejor. Solo hay un problema… nunca hay un punto final…. harás más pero no lo harás todo…es como entrar en una rueda del hámster.
2. Éxito: Vale pero…¿ has definido qué significa «éxito» para ti? ¿Alguna cantidad específica de dinero? ¿Estar en condiciones de trabajar menos horas o tomar vacaciones cuando lo desees? Antes de emprender una incesante búsqueda del éxito, tómate el tiempo para descubrir cómo sería para ti ser un éxito.
3. Libertad: hacer lo que sientas que es más importante. Se puede definir como…Elegir tu propio horario y hacer lo que elijas, o ser espontáneo y hacer lo que te venga sin angustias ni preocupaciones, o desconectarse, relajarse y no hacer absolutamente nada si eso es lo que deseas, o…(rellena tu frase en este espacio). verdad nos paramos y
Si de verdad nos paramos y pensamos con calma nos daremos cuenta de que querer mejorar la productividad se relaciona mas con la libertad, que no con la eficiencia o el éxito. El mejor objetivo es liberarse para enfocarse en lo que más te importa. Y para ello es fundamental que definas cuál es para ti esa libertad y elijas lograrla.
2.2.Empezando a evaluar
Una vez que has aclarado a dónde deseas ir, el siguiente paso es descubrir dónde estás ahora. Identificar la zona de productividad en la que pasas la mayor parte del tiempo cada día. Hay 4 zonas más o menos definidas:
- Zona 1- es el punto ideal donde realiza tareas que te apasionan para las que tienes aptitud.
- Zona 2 – tareas que te apasionan, pero para las que tienes poca aptitud. Las disfrutas, pero son una pérdida de tiempo.
- Zona 3 – tareas que puedes hacer bien pero que no te apasionan. Te aburren, pero las haces porque la gente confía en ti para eso.
- Zona 4 – es el trabajo pesado, tareas que odias hacer y para las que no tienes aptitud, pero debes avanzar. Ej: elaborar informes de gastos, manejar correo electrónico, etc…
En realidad, hay una quinta zona que no tiene un lugar fijo en la cuadrícula. Esta es la «Zona de Desarrollo» y se compone de todas las tareas en las que eres bueno/a, pero no sientes pasión, o las tareas que te apasionan mucho, pero en las que aún no tienes una gran habilidad. Puedes hacer tareas en esta zona como punto de partida para eventualmente pasar más tiempo en la Zona 1.
Todo lo que hagas para intentar aumentar su productividad se reducirá a maximizar la cantidad de tiempo que pasas todos los días en las actividades y tareas de la Zona 1. ¿Cómo puedes aplicar este concepto a tu forma de planificar actual?…
2.3. Cuidando el rejuvenecer
Por extraño que parezca, una de las claves para ser más productiva/o es hacer menos. Dicho de otra manera, hay muchos estudios que demuestran que lograrás mucho más en cincuenta horas de trabajo cuando tus niveles de energía sean más altos de lo que nunca lo harías en 100 horas de trabajo de bajo nivel de energía. Rejuvenecer es asegurarse de llevar altos niveles de energía a las tareas en cuestión.
Para maximizar tus niveles de energía personales de forma continua y sostenible, hay siete prácticas básicas que deberás realizar de forma regular. Se trata de crearte una rutina que incluya los siguientes aspectos:
- Dormir lo suficiente para sentirte con energía y entusiasmo.. La mayoría requiere 8 horas o más o menos. No te deje llevar por el mito de que pasar sin dormir es noble y vale la pena presumir. Agregua siestas cortas a tu horario si fuera necesario.
- La comida tendrá un poderoso impacto en tus niveles de energía. Mantener una dieta saludable de la que obtener los nutrientes necesarios es clave. .Bebe agua en abundancia.. Escoge con quién comes y use ese tiempo para construir relaciones.
- El ejercicio no solo es un estimulante, también es un multiplicador. Asegúrate de hacer ejercicio vigoroso cada día. Unos 25 minutos de ejercicio moderado agregarán años a tu vida.
- Conectar cada día con personas que te energicen y motiven. El tiempo dedicado a construir relaciones de alta calidad está bien invertido. Interactúa con personas que te agraden..
- Jugar es una actividad que realiza por diversión. Pueden ser tonterías o desafíos y competencia. Averigua lo que te gusta y pasa un poco de tiempo cada día haciendo eso para rejuvenecer. Funciona increíblemente bien.
- Reflexionar puede asumir muchas formas: lectura, llevar un diario, meditación, oración, etc. Dedica un rato cada día a detenerte y revisar el panorama general.
- Desconectarse cada día es saludable y energizante. Si no lo haces, terminarás reflexionando sobre cosas innecesarias. Cada día aléjate de las pantallas y dispositivos por un rato y recarga las pilas. Para muchos esta es la práctica más desafiante.
En definitiva, ser mas productivos no requiere llenar cada momento de vigilia con más y más actividades. El tiempo no es renovable, pero la energía personal ciertamente sí. No puedes hacer nada para agregar otra hora a su día, pero puedes hacer cosas que agregarán más energía a lo que hace cada hora.
Te reto a que de momento, te pongas manos a la obra con este primer paso…. seguiremos con mas pasos ,,,,el resto sin este primer paso no van a ser eficaces…¡A por todas…busca ya ese momento para pararte y «conectar» con tu energía y tu punto de partida.
Begoña Pabón
Lideróloga y Mentora de Negocios